A MESSER COMPLIANCE RENDSZERE
Háttér
A Messer Megfelelőségirányítási Rendszere („Messer CMS”) a vállalat által megalkotott szervezeti koncepció a Messer értékrendjének és annak gyakorlati megvalósításának bemutatására, valamint a kapcsolódó felelősségi körök meghatározására szolgál. A szervezeti koncepció célja a Messer Kódexre vonatkozó szabálysértések eseteinek megelőzése. Kötelező erejű keretet ad meg az összeférhetetlenség kezelésére, valamint a vonatkozó törvényeknek, szabályozásnak, külső és belső működési szabályoknak való megfelelésre irányuló intézkedések tekintetében, a Messer tevékenységét érintő valamennyi üzleti területen. A Messer CMS hátterét a vezetés és az ügyvezetők egyértelmű elkötelezettsége és támogatása biztosítja, és a bizalom kiépítésének eszközéül szolgál az ügyfelek, partnerek, munkavállalók, versenytársak, a nyilvánosság és a média felé.
A Messer Kódex
A Messer SE & Co. KGaA igazgatósága a szervezeti koncepció alapelveit egy szabályozó rendszerben foglalta össze, ez a Messer Kódex. A Messer Kódex olyan aktív vállalatirányítási eszköz, ami a Messer vállalati küldetésnyilatkozatának megfelelően valamennyi munkavállaló felé iránymutatásként szolgál a mindennapi munkavégzéshez. Az ügyvezetőknek megfelelő intézkedésekkel kell biztosítania a Messer Kódexhez való szabadon hozzáférést a munkavállalók számára, és a munkavállalók tájékoztatását arra vonatkozóan, hogy a Messer Kódex hol és hogyan tekinthető meg.
A Messer Kódex legfontosabb dokumentuma a Messer Etikai Kódex. Ennek kiegészítésére és alátámasztására szolgálnak a Cégcsoportszintű Iránymutatások és az egyéb, a Cégcsoport egészére vonatkozó vagy helyileg érvényes iránymutatások, kézikönyvek és egyéb belső szabályzatok. A Messer Kódex figyelembe veszi a rendszeres kockázatelemzés eredményeit is, a vállalatot érintő konkrét kockázatok meghatározására.
Munkatársaink szakmai hozzáértése és vállalkozó szelleme a legfontosabb erőforrás vállalati céljaink eléréséhez. Nagyra értékeljük azt az elkötelezettséget és szenvedélyt, amivel a munkavállalók a vállalat sikeréhez hozzájárulnak. Tevékenységük végzése során a munkavállalók kötelesek a vonatkozó törvényeket és a Messer Kódex szabályait betartani.
Az üzleti partnerektől, ügyfelektől és egyéb érintett felektől, akikkel a Messer együttműködik, szintén elvárjuk a vonatkozó jogszabályok és a Messer Kódex alapelveinek betartása.
Compliance felelősök
A Messer SE & Co. KGaA vezetése felelős a Messer Megfelelőségirányítási Rendszerének felügyeletéért. A szervezeti koncepció a Messer valamennyi ügyvezető igazgatójára, vezetőjére és munkavállalójára nézve kötelező érvényű.
A vonatkozó jogszabályi rendelkezésekkel összhangban, az ügyvezetők felelősek a szervezeti koncepció helyi szinten való megvalósításáért, és betartásának biztosításáért. Az ügyvezetők és a felügyeleti szervek támogatására a Messer SE & Co. KGaA egy Compliance Vezetőt (Chief Compliance Officer / CCO) is kinevezett.
Ezen felül, helyi compliance felelősök (LCO-k) is kinevezésre kerültek a regionális vezetők és a helyi ügyvezető igazgatók által. A compliance felelősök csoportját kiegészítik a központi vezetők (Corporate Office), akik az egyes egységekért felelős, ún. szervezeti egység/terület szerinti megfelelőségi tisztviselőként (BCO) járnak el. A Messer SE & Co. KGaA igazgatósága a megfelelőségért felelős tisztviselők feladatait, jogait és kötelezettségeit a Megfelelőségért felelős tisztviselőkre vonatkozó iránymutatásokban határozta meg.
Az ügyvezető igazgatók, a vezetők, a CCO, az LCO-k és a BCO-k példakép funkciót töltenek be. E személyekkel szemben magas fokú társadalmi és etikai elvárás áll fenn. Az ügyvezetők és menedzserek kötelesek tevékenységüket a megfelelő szervezés, vezetés, kommunikáció, kiválasztás, felügyelet és irányítás felé orientálni. Emellett az ügyfelek, a munkavállalók és a környezet védelme iránt is elkötelezetteknek kell lenniük. Ebben az összefüggésben a tiszta, törvénynek megfelelő üzleti gyakorlat melletti egyértelmű elkötelezettségük éppolyan nélkülözhetetlen, mint az illegális gyakorlatok megelőzése és megbüntetése.
Kockázatelemzés
A Messeren belüli esetleges gyenge pontok részletes kockázatelemzéssel kerülnek meghatározásra, a regionális leányvállalatokra és Vállalati részlegekre is kiterjedően.
Képzési program
A tantermi oktatások mellett webináriumok és e-learningek is szervezhetők a Messer Kódexhez kapcsolódó egyes kiválasztott témáknak megfelelően. A képzés tartalmát és a képzésen résztvevő munkavállalók körét a központi részlegek és a helyi vezetők határozzák meg. A képzésekre vonatkozó tervezés és végrehajtás szükség esetén külső szolgáltatók bevonásával is a helyi viszonyokra igazítható, és gondoskodni kell azok megfelelő dokumentálásáról. A Messer SE & Co. KGaA vezetősége meghatározhatja a kötelező képzéseket és azok tartalmát, valamint a képzésben részesülő munkavállalók körét.
Beszámolás és ellenőrzés
A Cégcsoportszintű Irányelvek, a nagyrészt egységes alapszabályok, a (helyi) társaságok vezetőségére érvényes eljárási szabályok, a négy szem elvét követő aláírási szabályok és a központi részlegek egyedi követelményei révén valamennyi területre meghatározott jóváhagyási és jelentéstételi rendszer vonatkozik.
A további témák megvitatásra és egyeztetésre kerülnek, és a tapasztalatok és információk regionális szintű rendszeres találkozókon és a szervezeti egységek ülésein kerülnek megvitatásra és bejelentésre.
Az alapvető folyamatokat a Messer határozza meg, és a legtöbb esetben tanúsított folyamat létezik (pl. ISO, GMP).
A Messer Kódex megfelelő betartásának biztosítására a meglévő szervezeti struktúrát kell igénybe venni. Közvetlenül felelősek az egyes szakterületek, a területi vezetők és a vezető testületek. Ez biztosítja a Messer Kódex független végrehajtását és betartását az adott felelősségi körben.
A Belső Auditor a Vállalati Jogi és a Vállalati Compliance Osztály támogatásával rendszeres időközönként többnapos felülvizsgálatot végez a helyi vállalatoknál. Ily módon a Messer Kódex szempontjából releváns tények (pl. társasági szerződés, üzletszabályzat, aláírási szabályok, a lebonyolított képzések, jelentéstételi rendszer betartása stb.) alaposabban is ellenőrzésre kerülnek. Emellett az egyes szervezeti egységek részletes auditokat is elvégeznek (pl. SHEQ, orvosi, IT). Az észrevételek és a fejlesztési javaslatok jelentésben kerülnek rögzítésre, ami megküldésre kerül a Messer SE & Co. KGaA vezetése részére. A fejlesztési javaslatok végrehajtása nyomon követő felülvizsgálatok révén kerül ellenőrzésre bizonyos időközönként.
A függőben lévő és a várható peres ügyek az érték/kockázat szerint háromhavonta központilag lekérdezésre kerülnek, és a tényekre, a perértékre, az ügy státuszára, a folyamat kockázataira és a szükség esetén megképzett vagy megképzendő tartalékokra vonatkozó adatok bekerülnek a rendszerbe.
Az ügyvezető/LCO és a BCO köteles a CCO-t a Messer Kódex súlyos megsértésének gyanújáról értesíteni. Az adott regionális leányvállalaton vagy részlegen belül, az előző év Messer Kódex szempontjából releváns folyamatait legkésőbb január 31-ig jelenteni kell a CCO felé, az éves megfelelőségi jelentés részeként.
A CCO a Messer SE & Co. KGaA részére rendszeresen, egyedi esetekben pedig kérésre haladéktalanul beszámol a Messer Kódexre vonatkozó, számára jelentett súlyos szabálysértés eseteire vonatkozóan, egyébként évente egyszer tesz jelentést.
Évente egyszer minden helyi leányvállalat és központi részleg jelentést tesz a Vállalati Controlling alelnök felé, a kockázati jelentéshez szükséges tényekre vonatkozóan. Ez a Messer SE & Co. KGaA vezetése által megtárgyalásra kerül, aki dönt a szükséges intézkedésekről. A Messer felügyelőbizottsága tájékoztatásul megkapja a jelentést és szükséges pontosításokat is.
A Messer évente egyszer fenntarthatósági jelentést készít a tevékenységeire vonatkozóan, és az a globális jelentéstételi kezdeményezés (GRI) keretében hitelesítésre kerül.
A megfelelőségi szabályok megsértésének bejelentése és a gyanús esetek feltárása
Az ügyvezetők és a vezetők kötelesek saját feladataikat úgy megszervezni, hogy a vonatkozó jogszabályokra és a Messer Kódex megsértése eseteire („megfelelés területén bekövetkező jogsértések"), valamint az észszerűen gyanúsnak vélt esetekre vonatkozóan a munkatársak bármikor értesülhessenek, az azonnali orvoslás biztosítása érdekében.
Az Irányelv a Messernél történt szabálysértések bejelentésére és kezelésére dokumentumban bemutatásra kerül a szabálysértésekre és kötelességszegésre vonatkozó információk jelentésének, és azok kezelésének módja.
A közérdekű bejelentésekre szolgáló online platform: www.messer.ethicspoint.com
telefonszám: (A saját országának telefonszáma megtalálható a weboldalon.)
és e-mail-cím: compliance@messergroup.com
A jelentéstétel során jelentést kell készíteni, amiben felsorolásra kerülnek a megfelelés területén bekövetkező feltárt szabálysértésekre adott válaszok is. Ennek tartalmaznia kell az incidens kivizsgálásának módját, a megállapított helytelen magatartás következményeinek meghatározását és a további intézkedésekre vonatkozó döntést is.
Az ügyvezetők kötelesek megfelelő intézkedésekkel biztosítani, hogy valamennyi munkavállaló tájékoztatásra kerüljön arról, hogy a Messer Kódex megsértése esetei milyen módon és kinek jelenthetők, a bejelentő platform, telefonszám és a megfelelőségre vonatkozó e-mail cím nyilvános közzétételét is beleértve.
Bad Soden, 2023. július 1.
Messer SE & Co. KGaA
Bernd Eulitz, vezérigazgató *
Helmut Kaschenz, pénzügyi igazgató *
Virginia Esly, Európaért felelős operatív igazgató *
* A Messer Management SE vezetése, mint a KGaA általános partnere és bővebb vezetése